ПАМ′ЯТКА ДЛЯ ЛІКВІДАТОРІВ

Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради повідомляє, що відповідно до чинного законодавства, у разі ліквідації підприємства,  ліквідатор (голова ліквідаційної комісії) повинен забезпечити належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх,  в тому числі фінансово-господарських, документів протягом ліквідаційної процедури та  за  погодженням  із  спеціально уповноваженим   центральним   органом  виконавчої  влади  у  сфері архівної справи  і  діловодства  або  уповноваженою  ним  архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.

Порядок передавання документів у випадку ліквідації установи  визначається у главі  3 розділу XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила), які є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форми власності.

Передачі підлягають упорядковані справи з особового складу установи, а саме: накази про прийом, переведення, сумісництво, звільнення працівників; особові рахунки із заробітної плати (розрахунково-платіжні відомості нарахування заробітної плати); особові справи ( картки звільнених працівників); акти про нещасні випадки тощо.

Упорядкованими вважаються справи, сформовані та оформлені згідно з Правилами, довідковий апарат до яких  розглянуто та схвалено на засіданні Експертної комісії архівного відділу міської ради. 

Формування справ передбачає систематизацію документів за номінальною ознакою. Різні види документів з особового складу формуються окремо.

У разі невеликої кількості, допускається формування усіх наявних документів з особового складу в одну справу. Документи розміщуються у справі за видами, у хронологічній послідовності. Особові справи та особові картки ф. № П-2 звільнених працівників формуються за роком їх звільнення, а в межах року систематизуються за абеткою прізвищ. 

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40  мм завтовшки). 

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи у тверду обкладинку, оформлення титульного листа та обкладинки справи. Вимоги до оформлення справ та складання описів справ з особового складу викладені у главах 2, 3 розділу VI Правил.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим м’яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців забороняється. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо.

Крім того, до упорядкованих документів додається історична довідка, яка складається з 3-х частин: історія установи – фондоутворювача, історія фонду, характеристика описів. Довідка містить відомості про дату створення установи, її структуру, функції, дату та причини ліквідації, обсяг фонду, крайні дати документів, їх фізичний стан, повноту документального комплексу, особливості формування справ, наявність та стан документів із особового складу.

Для отримання консультацій з питань упорядкування документів та складання довідкового апарату до архівних документів, звертатися до архівного відділу міської ради за телефоном 4-30-52.

Прийом документів з особового складу ліквідованих підприємств, організацій, установ здійснюється Комунальною установою «Трудовий архів м. Сєвєродонецька» 

(бульвар Дружби Народів, 32А, 2 під′їзд, 2 поверх; тел. 5-52-31).