До професійного свята працівників архівних установ

24 грудня в Україні відзначається  День працівників архівних установ.

З нагоди професійного свята, нагадуємо мешканцям нашого міста, що основною функцією архівного відділу Військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області є здійснення   делегованих йому органами державної влади повноважень з обліку, зберігання документів Національного архівного фонду України (НАФ) та його поповнення. В межах цих повноважень архівний відділ контролює  ведення архівної справи та діловодства у місті. До зони комплектування архівного відділу віднесено 23 юридичних особи державної, комунальної та колективної форми власності. Це органи місцевого самоврядування, провідні промислові підприємства, науково – дослідні інститути, навчальні заклади, громадські організації тощо.

Також, наш відділ надає консультації ліквідаторам підприємств, установ та організацій міста з питань упорядкування документів з особового складу (наказів про прийняття, переведення, звільнення; розрахунково-платіжних відомостей нарахування заробітної плати працівникам; особових карток звільнених працівників тощо) при підготовці їх для передачі до архівної установи, створеної для централізованого тимчасового зберігання документів, не внесених до НАФ - Комунальної установи «Трудовий архів м. Сєвєродонецька», яка знаходиться за адресою: бульвар Дружби Народів, 32А (2 під′їзд, 2 поверх). Звертаємо вашу увагу на те, що передачі підлягають лише упорядковані документи з особового складу. Упорядкованими вважаються справи, належним чином сформовані та оформлені, довідковий апарат до яких  розглянуто та схвалено на засіданні Експертної комісії архівного відділу. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи у тверду обкладинку, оформлення титульного листа та обкладинки справи. Упорядкування має проводитися згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5. Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності, вони є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Крім того, нагадуємо, що для кожної установи обов’язковим є складання індивідуальної номенклатури справ - систематизованого переліку назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання

За консультацією з різних питань організації  діловодства та архівної справи можна звертатися за адресою архівного відділу - бульвар Дружби Народів, 32, кабінет 24;

тел. 4-30-52.

Наприкінці, хочу всіх, хто має відношення до архівної справи, привітати із професійним святом та побажати їм здоров’я, щастя, великих досягнень на  життєвому шляху.

Начальник архівного відділу 

Військово-цивільної адміністрації

міста Сєвєродонецьк                                                                    Елла ПОЛЯКОВА